封筒は一般的には白色のものが用いられ、事務用には茶封筒が用いられています。

封筒に書く受取人の住所は、郵便番号の1センチくらい下のところから書き始めます。住所の長さに応じて、文字の大きさのバランスを考えますが、あまり文字が小さくなるようであれば、改行して２行に渡って書くようにします。

受取人の氏名は、封筒の中央に住所よりも大きい字でバランスよく書きます。会社の部署や担当者名も記入する場合には、それぞれ改行して書くようにします。

表書きの敬称は、相手方の会社の担当者や個人に宛てた手紙の場合には、氏名の下に「様」と記入します。「殿」は相手を見下したように取られる場合もあるので、あまり使用しないほうが良いでしょう。会社や団体に宛てた場合には、「御中」が一般的です。あくまでも敬称は、本文中の敬称と統一することが大切です。

会社名が印刷されている場合には、その下に小さめに差出人の氏名を書き添えておきます。

請求書や見積書といった特定な書類や写真などを送る場合には、封筒の左側に「見積書在中」とか「写真在中二ッ折厳禁」などのように内容を記載しておくとよいでしょう。

裏書きは、裏封筒の中央線よりも左側に住所、その左側に氏名を書くか、左下に書きます。表に会社名が印刷されている場合には、裏書きは必要ありません。

封じめは、「封」「緘」「〆」などのように書くのが一般的です。「×」の使用は厳禁です。洋封筒の場合は封じ口には何も書く必要はありません。

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