封筒は一般的には白色のものが用いられ、事務用には茶封筒が用いられています。

封筒に書く受取人の住所は、郵便番号の1センチくらい下のところから書き始めます。住所の長さに応じて、文字の大きさのバランスを考えますが、あまり文字が小さくなるようであれば、改行して２行に渡って書くようにします。

受取人の氏名は、封筒の中央に住所よりも大きい字でバランスよく書きます。会社の部署や担当者名も記入する場合には、それぞれ改行して書くようにします。

表書きの敬称は、相手方の会社の担当者や個人に宛てた手紙の場合には、氏名の下に「様」と記入します。「殿」は相手を見下したように取られる場合もあるので、あまり使用しないほうが良いでしょう。会社や団体に宛てた場合には、「御中」が一般的です。あくまでも敬称は、本文中の敬称と統一することが大切です。

会社名が印刷されている場合には、その下に小さめに差出人の氏名を書き添えておきます。

請求書や見積書といった特定な書類や写真などを送る場合には、封筒の左側に「見積書在中」とか「写真在中二ッ折厳禁」などのように内容を記載しておくとよいでしょう。

裏書きは、裏封筒の中央線よりも左側に住所、その左側に氏名を書くか、左下に書きます。表に会社名が印刷されている場合には、裏書きは必要ありません。

封じめは、「封」「緘」「〆」などのように書くのが一般的です。「×」の使用は厳禁です。洋封筒の場合は封じ口には何も書く必要はありません。

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はがきの種類には、官製はがきと私製はがきの2種類とがある。また、返事を返してもらいたい場合に用いる往復はがきがある。

往復はがきを送る場合には、目上の人や、儀礼的な連絡の場合には、はがきをそのまま出すのではなく、封書にして送りましょう。封筒の中に、返信用のはがき、または切手を貼った封筒を同封するようにして送ります。

往復はがきを返信する場合には、返信用のはがきの表書きの敬称や裏書きの敬語を忘れずに書き直しましょう。

表書きの敬称は「行」を//もしくは×で消して、個人あてであれば「様」、企業・団体あてであれば「御中」と横に書き添えます。裏書きの敬語は「ご住所」「ご氏名」と書かれているところを、表書きと同じように//もしくは×で消します。

往復はがきを書く場合の筆記用具は、ブラックかブルーブラックのサインペンを使いましょう。ボールペンだと、安っぽく、かるいイメージになってしまうため、簡単な用件の場合や、社内文書の場合に用いるようにし、儀礼的な文書や社外文書などにはブラックのサインペンを使用するようにしましょう。

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はがきの種類には2種類あって、官製はがきと私製はがきとがある。また、返事を返してもらいたい場合に用いる往復はがきがある。

はがきは、封書などのような手紙と違って、気軽に出すことができて、ごく日常の一般的な連絡であれば十分に役割を果たしてくれるのがメリットである。逆に秘密を要するような込み入った内容のものや、儀礼的な通信には使いずらいところがデメリットである。

はがきを書く場合、受取人の住所は、はがきの右上から書き始め、住所の長さに応じて文字の大きさのバランスを図っていくが、あまり長くなるようであれば、改行して書くこと。

受取人の氏名は、はがきの中央に、住所よりも大きめの字で書くようにする。あて先の敬称は、氏名の下に「様」と書く。「殿」は相手を見下しているという風に解釈される場合があるので、避けたほうがいいでしょう。

差出人の住所、氏名は、一般的には表面の左下に小さめの字で書くが、裏面に書く文章が短く、スペースが余るようであれば、裏面の左下に記載してもよい。

はがきを書く場合の筆記用具は、ブラックかブルーブラックのサインペンを使いましょう。ボールペンだと、かるいイメージになってしまうため、親しい相手への場合や、社内文書の場合に用いるようにし、儀礼的な文書や社外文書などにはブラックのサインペンを使用するようにしましょう。

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